Untuk memastikan bahwa komunikasi berjalan lancar, Anda perlu membuat rencana awal yang jelas, menguraikan proses komunikasi beserta metodenya dan memastikan bahwa semua orang mengetahuinya dan berpegang pada hal tersebut.
Kemajuan teknologi telah membuka banyak peluang di industri konstruksi. Namun, industri konstruksi juga menghadapi banyak tantangan: proyek menjadi lebih kompleks; ekonomi serba tak pasti; banyaknya stakeholder; kompetisi yang semakin sengit; dan tekanan yang tinggi agar proyek sukses, tepat waktu dan sesuai anggaran.
Hal diatas ditambah faktor lainnya memberi tekanan pada manajer proyek, kesalahan kecil saja dapat menyebabkan proyek terlambat dari jadwal dan menyebabkan timbulnya biaya tambahan. Memanfaatkan metode manajemen proyek secara efektif akan membantu industri konstruksi mengurangi risiko kegagalan dan menjadikan proyek lebih efisien.
Manajemen biaya, perubahan dan risiko
Faktor paling penting keberhasilan finansial proyek adalah mengatur biaya. Biaya dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh variabel lain seperti ruang lingkup, waktu dan kualitas. Manajer proyek perlu merencanakan anggaran biaya secara akurat dengan melakukan perbandingan antara estimasi biaya vs biaya aktual.
Apabila gagal, dalam jangka panjang akan timbul banyak masalah. Ingat, akan lebih mudah menghadapi pembengkakan biaya (cost overrun) 10% di awal proyek ketimbang menghadapi pembengkakan biaya 50% di akhir proyek karena tidak antisipatif.
Adanya perubahan juga menjadi resiko yang mengancam rencana anggaran biaya. Misalnya, subkontraktor menaikkan harga atau terjadi keterlambatan pengiriman, maka keduanya akan berdampak pada biaya dan juga waktu.
Ada risiko yang dapat dikontrol dan diantisipasi, tetapi ada juga kejadian tak terduga seperti bencana alam atau kecelakaan. Anda tidak bisa mengontrol peristiwa ini, jadi Anda harus punya rencana B (atau C atau D).
Karena proyek konstruksi bisa saja mengalami situasi sulit atau hasil pekerjaan yang salah, maka perlu keterampilan manajemen konflik dan manajemen krisis agar proyek tetap terselesaikan dengan baik.
Manajemen waktu dan tugas
Proyek konstruksi itu kompleks dan melibatkan banyak stakeholder (pemangku kepentingan). Untuk itu Anda perlu memiliki skedul tugas yang jelas dan terstruktur. Langkah pertama adalah mengidentifikasi tugas-tugas yang lebih umum dan kemudian membaginya menjadi sub-tugas yang lebih spesifik.
Perlu juga diingat untuk mendahulukan pekerjaan utama yang terkait langsung dengan proses pembangunan.
Mengenai skedul, Anda harus selalu memprioritaskan tugas berdasarkan faktor dependensi (unsur ketergantungan) karena beberapa tugas dapat berjalan paralel sedangkan tugas lainnya hanya bisa dimulai ketika tugas pendahulu selesai.
Skedul adalah tenggat waktu yang menjadi pedoman dan memotivasi tim kerja. Hal ini perlu sering disuarakan oleh manajer proyek karena perencanaan yang cermat butuh waktu dan usaha dan bukan sesuatu yang terjadi begitu saja.
Evaluasi efisiensi dan produktivitas
Seperti proyek konstruksi yang unik maka produktifitas juga tergantung pada banyak variabel berbeda dan tidak ada satupun variabel tersebut dapat dikatakan sebagai ukuran final produktivitas. Namun, setiap proyek harus secara teratur membandingkan antara produktifitas aktual dengan target kerja. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi kegiatan dan proses yang tidak produktif serta menemukan solusi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
Manajer proyek dapat mengambil inspirasi dari software manajemen proyek seperti 'Scrum' yang membantu menjaga kompleksitas dengan meminimalkan risiko.
Manajemen SDM
Seorang manajer proyek harus tahu bagaimana mendelegasikan tugas. Sangat penting untuk mengalokasikan orang yang tepat di pekerjaan yang tepat, terutama dalam teknis konstruksi. Anda perlu menempatkan orang sesuai dengan keterampilan dan keahlian mereka - dan ketersediaan mereka.
Mengelola sumber daya juga berarti mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat pula, karena seringnya proyek berada di lokasi yang berbeda. Ini adalah tantangan khusus dalam konstruksi, karena terkadang hanya beberapa staf yang punya keahlian tertentu atau keahlian yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tertentu, tetapi dibutuhkan di beberapa lokasi pada waktu yang sama.
Manajemen sumber daya manusia sangat penting agar dapat menjaga gambaran siapa saja yang punya kapasitas dan siapa saja yang tidak bisa dibebani tugas lagi. Bagaimanapun, ada juga tugas-tugas dan kegiatan yang dapat di outsourcing seperti pembukuan dan tugas-tugas administrasi. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi operasional ketika manajer proyek harus berkonsentrasi pada kegiatan utama pembangunan.
Kolaborasi dan komunikasi
Globalisasi selain berdampak pada persaingan yang semakin ketat juga membuka pasar tenaga kerja. Manajer proyek perlu memiliki akses ke tenaga kerja global yang beragam dan terampil. Hal ini memungkinkan mereka untuk merancang tim yang terdiri atas personel berbakat yang lebih fleksibel dan hemat biaya.
Teknologi komunikasi mendukung tren mengendalikan tim kerja serta memenuhi tuntutan klien yang ingin mendapatkan akses langsung mengenai proyek konstruksi dan mudah meng update informasi.
Karena ada begitu banyak stakeholder dalam proyek konstruksi, komunikasi yang efektif sangat penting untuk keberhasilan proyek. Bahkan, sebagian besar kegagalan proyek disebabkan kurangnya komunikasi antara pihak-pihak terkait. Jadi untuk memastikan komunikasi tidak pecah, Anda perlu membuat rencana yang jelas dari awal, menguraikan proses komunikasi dan metodenya, dan pastikan bahwa semua orang tahu dan berpegang pada hal itu.
Menunjuk satu orang sebagai operator komunikasi akan efektif karena saluran komunikasi menjadi satu arah dan terkendali. Menyalurkan komunikasi antara tim dan membantu menghindari kesalahpahaman. (Andreas Tremel)
>
Categories:
Manajemen
1 Comments
